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Efetuar a consulta da nota fiscal de forma manual já pode ser considerado como um retrocesso. Hoje em dia, é fundamental que as empresas mantenham arquivos armazenados de forma eletrônica. Veja aqui mais informações.

 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica

A nota fiscal nada mais é que um recibo obrigatório, emitido após toda transação de venda de serviços ou produtos. Funciona como um documento que atesta a transação e contribui para o recolhimento de impostos.

A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal, e os consumidores devem ficar atentos e exigir sua nota fiscal em qualquer transação comercial.

Atualmente, a maior parte dos municípios emite e também exige uma nota fiscal eletrônica (chamada também de NFE). A NFE é enviada pela internet e contribui para facilitar o trâmite de papel do documento entre o vendedor, prestador de serviço ou comerciante, e o comprador ou órgãos públicos.

A nota é emitida eletronicamente e, ao mesmo tempo, armazenada. Sua validade permanece garantida por uma assinatura digital, chamada de token. A NFE é parte do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), incluso pelo governo através de um decreto adotado em Janeiro de 2007.

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Importância de fazer a consulta da Nota Fiscal Eletrônica

Há diversas razões para realizar a consulta da Nota Fiscal Eletrônica, principalmente logo após a compra de um produto. Independentemente do tipo de material, seja matéria-prima para produção industrial, equipamentos para prestação de serviços, ou até mesmo artigos para revenda no comércio, sempre haverá uma nota fiscal direcionada ao seu empreendimento.

 

Implicações da Consulta à Nota Fiscal Eletrônica

A consulta à NFE garante que a nota esteja autorizada para o uso pela Sefaz. Sem a consulta, por outro lado, não se pode descobrir (ou descobre, porém demora) que a nota está denegada. Neste caso, a Sefaz aponta a irregularidade ou pendência fiscal com relação ao emitente.

Outra possibilidade, é informar a não conclusão de uma operação, ou seja, quando o cliente recusa o recebimento de uma mercadoria por determinada razão, além da própria confirmação, que resulta no pedido entregue. Para todo caso, é necessário ter acesso à consulta da nota fiscal completa.

Ainda há mais duas razões de natureza contábil para realizar a consulta: O primeiro diz respeito à prevenção de uma ação de fiscalização da empresa (no caso da Receita Federal bater à porta e solicitar os arquivos XML);

O Segundo, refere-se ao maior controle sobre as notas e a facilidade de acesso sobre um arquivo eletrônico para consulta posterior.

Entenda aqui quais as diferenças entre nota fiscal de entrada e de saída.

 

Por que emitir notas fiscais?

Emitir notas fiscais eletrônicas é a melhor maneira de provar que a empresa paga os impostos cobrados pelo governo de forma adequada, o que gera maior confiança para os clientes e também para os fornecedores de um negócio.

No mais, as notas são a base de toda contabilidade de uma empresa, sendo fundamentais para mantê-las em dia. Esse não é um benefício apenas para a empresa, mas também para terceiros interessados na contabilidade dessa.

 

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