publicações oficiais

Armazenar publicações oficiais é algo que costuma gerar dúvidas e transtornos para as pessoas. Isso se deve principalmente ao volume de documentos que vão se acumulando e à necessidade frequente de descartar alguns que não tem mais utilidade.

Muitas pessoas não sabem distinguir o documento que precisa ser arquivado e o que pode ser descartado. Por isso, é importante diferenciar as publicações oficiais dos demais documentos, avaliar a validade dos mesmos e verificar outras possibilidades de armazenamento.

Realizar um processo inadequado de armazenamento pode deteriorar os documentos ou dificultar sua visualização, prejudicando os requisitos necessários para comprovar sua originalidade.

Quer saber por quanto tempo é preciso armazenar publicações oficiais? Descubra essas e outras informações importantes no post de hoje!

Qual é o conceito de publicações oficiais?

Publicações oficiais são documentos divulgados pelos órgãos públicos que precisam de grande visibilidade. Essa obrigatoriedade de ampla divulgação faz parte dos princípios do direito administrativo.

Esses documentos tem como função anunciar medidas de interesse público, publicizar autorização para execução de obras, divulgar licitações, comunicar mudanças na legislação, entre outras tantas possibilidades.

Dependendo da importância do evento e da ampliação do conhecimento, pode ser necessário fazer a divulgação nos diários oficiais da união, estado e município. Para todos eles, é imprescindível a publicação da data, uma ementa e o prazo para as mudanças entrarem em vigor.

Por que armazenar as publicações oficiais?

As publicações oficiais devem ser armazenadas como forma de comprovação da situação da pessoa física ou jurídica. Uma empresa que está aguardando a liberação do alvará sanitária, por exemplo, buscará essa informação nas publicações oficiais.

Após a publicação do evento, os gestores devem manter uma cópia que ateste a validade dos documentos, o tipo de liberação autorizada ou o responsável técnico registrado pelo estabelecimento.

Por exemplo: a publicação de um alvará sanitário é a comprovação da idoneidade da empresa perante as exigências da legislação. Esse documento deve ser armazenado em casos de inspeção da vigilância ou fiscalização dos ministérios.

Por quanto tempo armazenar as publicações oficiais?

As publicações oficiais devem ser armazenadas até findarem seu prazo de validade. Os documentos que apresentam validade indeterminada devem ser mantidos até a destituição da empresa.

Felizmente, com o advento da tecnologia, é possível digitalizar os documentos recebidos e armazená-los na nuvem. Isso evita o acúmulo de documentos impressos, extravio ou deterioração com o passar do tempo.

Os documentos comprobatórios do imposto de renda devem ser armazenados em forma impressa por até cinco anos, pois envolvem movimentações financeiras, extratos bancários, transferências de valores, espólio dentre outros.

Como você viu, armazenar publicações oficiais é uma tarefa trabalhosa, pois necessita de seleção adequada dos documentos e local apropriado. Por isso, é importante analisar as publicações impressas e prazo de validade das mesmas.

Assim como existe a possibilidade de digitalização dos documentos como uma alternativa segura e menos onerosa, a fotocópia autenticada também resguarda o documento original e confere o mesmo poder.

E você, já preparou um local para armazenar as publicações oficiais? Necessita de mais espaço ou mais organização? Já fez uma avaliação mais criteriosa quanto aos documentos que podem ser descartados? Conte sua experiência pra gente aqui nos comentários!

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre as publicações oficiais, que tal se manter atualizado sobre outros conteúdos desse universo? Curta a nossa página no Facebook e acompanhe todas as novidades que compartilhamos!

Consulte e publique no Diário Oficial da união.

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