Saiba como fazer um ofício e conheça suas principais utilizações!

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Quem trabalha no meio jurídico (é o seu caso?) cedo ou tarde precisará saber como fazer um ofício. Com esse documento, uma pessoa se manifesta a respeito de determinado fato, emite uma ordem, faz um pedido ou simplesmente comunica algo.

Em geral, o manifesto é em nome de um órgão público ou uma empresa privada, embora também possa ser feito em causa própria. Diante da importância de tal tipo de comunicado, é imprescindível saber redigi-lo — em especial no caso dos profissionais que trabalham junto a autoridades ou altos escalões de empresas.

Essa é a proposta do conteúdo a seguir, em que vamos nos aprofundar nas diversas formas de escrever um ofício impecável. Confira!

Para que serve um ofício?

O termo “ofício” nos remete a uma declaração de caráter oficial, portanto tem efeitos jurídicos práticos. Sendo assim, o ofício serve para deixar clara uma posição sobre temas de interesse geral e público ou, na maioria dos casos, expressar uma ordem.

Contudo, essa espécie de atestado pode servir a muitos outros propósitos. Na verdade, o que vale é o desejo de quem o emite e o impacto do seu conteúdo em uma coletividade. Ou seja: o ofício implica necessariamente um manifesto interesse em oficializar algo.

Portanto, trata-se de um documento no qual o redator preza pela formalidade acima de tudo. Seu teor deve ser impessoal na medida do possível, ao passo que a argumentação precisa ser construída com a máxima clareza.

Nas empresas e nos órgãos públicos onde já se sabe como fazer um ofício, em virtude da frequência, a redação não chega a ser um problema, já que há modelos prontos. No entanto, em entidades privadas com processos menos exigentes, essa pode ser uma tarefa menos corriqueira. Assim sendo, todo o cuidado é pouco para não errar.

Esse é o caso das pequenas e médias empresas (PMEs) ou mesmo de negócios individuais, nos quais a comunicação predominante é informal. Seja como for, em algum momento será preciso se corresponder com órgãos do governo em um registro culto, portanto o formato de ofício é indicado.

Quais são os tipos de ofício?

Na prática, um ofício pode ser estruturado de diversas formas, não prevalecendo um modelo sobre outro. O mais importante é que o objetivo do comunicado seja expresso com clareza, vocabulário formal e objetividade.

Normalmente, esse documento é exigido em situações nas quais uma liderança ou um representante precisa se dirigir a um par na mesma organização ou em entidades externas. Assim sendo, destacam-se como tipos mais utilizados os que separamos abaixo.

Pedido ou requisição

Um ofício nesse formato serve para os casos nos quais um pedido precisa ser feito por alguém com autonomia ou autoridade para tanto. Em empresas privadas, também pode ser usado como instrumento de comunicação entre setores (estoque e compras, por exemplo).

Solicitação

Já uma solicitação no formato de ofício pode ser mais abrangente do que uma requisição. Por meio dela, o signatário solicita dados, informações e providências ou mesmo sugere acordos em situações litigiosas. Exemplo disso é quando uma empresa se dirige ao fisco com o objetivo de renegociar possíveis dívidas fiscais.

Comunicado

Imagine que o CEO da sua empresa vá abrir capital na Bolsa e, sendo assim, fará uma Oferta Pública Inicial (IPO). Nesse caso, ele poderá informar a novidade a todos os colaboradores e parceiros por meio de um ofício de comunicação.

Pedido de apoio/patrocínio

Quando uma empresa, um atleta ou um pesquisador pretende pedir apoio para determinado projeto ou ação, é indicado recorrer a um pedido de patrocínio em forma de ofício.

Extra-judicial

Nas ações cíveis, criminais ou trabalhistas, pode ser que as partes envolvidas precisem se comunicar com o Poder Judiciário fora das audiências. Essa comunicação deve ser necessariamente formal, por isso precisa se adequar ao padrão vigente em tribunais e fóruns.

Como estruturar esse documento?

Perceba que o ofício não deve seguir necessariamente um modelo pronto. De qualquer forma, porém, existem dados básicos comuns à maior parte dos comunicados do tipo. Confira quais são:

  • tipo de ofício;
  • número;
  • destinatário;
  • assunto;
  • forma de tratamento;
  • conteúdo;
  • saudação e despedida;
  • local e data;
  • assinatura;
  • identificação;
  • endereço da sua empresa ou próprio.

Quais pronomes de tratamento devem ser utilizados?

Por ser um documento formal, as pessoas a quem o ofício se destina devem ser tratadas com os pronomes adequados. Na falta de um termo específico, utilize “senhor” ou “senhora”. Dito isso, veja os pronomes de tratamento previstos na norma culta:

  • vossa excelência — para autoridades dos mais elevados escalões políticos dos poderes Executivo e Legislativo;
  • vossa alteza — para detentores de títulos nobiliárquicos, como duques, príncipes e princesas;
  • vossa eminência — para cardeais;
  • vossa santidade — exclusivo do papa;
  • vossa reverendíssima —  para sacerdotes e bispos;
  • vossa paternidade —  para superiores de ordens religiosas, normalmente católicas;
  • vossa magnificência —  para reitores universitários;
  • vossa majestade — para se dirigir a rainhas e reis;
  • senhor, senhora — para pessoas cujos cargos ou posições sejam desconhecidos ou com quem não exista intimidade;
  • vossa senhoria — embora em desuso, ainda é empregado como tratamento para pessoas que ocupam cargos públicos, como secretários, diretores ou vereadores.

Como redigir um ofício?

Para ficar ainda mais claro, veja um modelo de ofício versátil, que você poderá usar em diversas situações — bastando apenas fazer as adaptações necessárias no conteúdo.

Ofício de (tipo do ofício);

nº ___/___

Local e data

A/C. (pronome de tratamento adequado) (nome do destinatário)

(cargo ou função de quem vai receber)

(empresa ou órgão de quem vai receber)

Assunto

Prezado (a) sr. (sra.) (cargo ou função do destinatário);

(Aqui, você deve descrever as razões que o levaram a fazer o pedido, o comunicado ou a solicitação)

(saudação e despedida)

(assinatura)

(seu nome)

Agora ficou mais claro para você como fazer um ofício dentro dos padrões de formalidade adequados a esse tipo de documento? Sempre que elaborar um, esteja atento ao pronome de tratamento e procure ser o mais resumido possível. Lembre-se: um ofício não é uma carta, ok?

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