No meio empresarial, quando são realizados encontros para debater negócios ou para repassar informações de um setor para outro ou para os funcionários, é comum que sejam redigidos documentos como ata e memória de reunião.

No entanto, apesar de muitas vezes tidos como sinônimos, esses documentos não são iguais e cada um deles têm um motivo diferente para ser realizado. Foi pensando nisso que desenvolvemos este post, para que você compreenda as diferenças entre cada um e saiba como utilizá-los corretamente.

Quer ficar bem informado e tirar as suas dúvidas sobre esse assunto? Então continue a leitura agora mesmo. Vamos lá?

O que é uma ata de reunião?

A ata de reunião é um documento que deve ser redigido por um secretário em todas as reuniões ou assembleias que a empresa desenvolver. Nela devem constar todas as informações que foram debatidas ou discutidas durante o encontro, bem como as conclusões a que se chegou.

Resumidamente, podemos dizer que se trata de um relato contendo tudo o que foi falado na reunião, sem que nenhum detalhe seja perdido. É importante ainda ressaltar que, após o término da reunião, o secretário deve fazer a leitura da ata em voz alta e, se todos concordarem com o que foi escrito, devem fazer a assinatura do documento.

No caso de alguém não concordar com algo que foi colocado na ata, essa pessoa deve se manifestar e todos juntos devem chegar a um consenso para que sejam feitas as devidas alterações no documento.

Por ter um formato simples e prático, a ata é uma das melhores maneiras de se registrar todas as tomadas de decisões e metas traçadas no decorrer de um encontro no meio empresarial.

Embora muito presente nas empresas físicas, cada vez mais as atas estão sendo utilizadas também no ambiente virtual. Assim, as empresas que fazem encontros com funcionários que trabalham no regime home office, por exemplo, utilizando ferramentas como o Skype, também podem usufruir desse recurso.

Como fazer uma ata?

Antigamente era comum que as atas tivessem uma linguagem mais refinada, mas hoje já é possível fazê-las de maneira um pouco mais coloquial. Apesar disso, existem alguns elementos que são fundamentais nas atas, os quais serão listados nos tópicos a seguir.

Data, local e horário

As atas precisam sempre iniciar citando a data e o local em que a reunião está sendo realizada. Também é necessário conter, no início, o horário inicial do encontro e, no final, o horário de encerramento.

Pessoas presentes no encontro

É preciso que sejam identificadas, no texto da ata, todas as pessoas que estiveram presentes na reunião. Além dos nomes, também deve ser informado o cargo de cada uma dessas pessoas. Por exemplo: João da Silva, diretor de marketing.

Discussões abordadas

Nessa parte do documento deve ser relatado tudo o que foi discutido no encontro, explicando as decisões que foram tomadas e os motivos pelos quais algum projeto foi reprovado, por exemplo. A ideia é que o mesmo assunto não volte a ser debatido em outra oportunidade e, assim, que o tempo seja otimizado.

Compromissos

Nesse ponto da ata devem ser registrados os compromissos que cada um de seus participantes assumiu, bem como os prazos para que essas tarefas sejam realizadas.

Fecho

Finalmente, no fecho, o secretário deve lavrar a ata e solicitar que todos os presentes façam a assinatura do documento.

O que é uma memória de reunião?

A memória de reunião, embora seja parecida com a ata e tenha objetivos similares, tem algumas particularidades que a diferenciam desse outro documento. A principal diferença é que, ao contrário da ata, que tem um texto livre, a memória de reunião tem um roteiro preestabelecido.

Isso quer dizer que a memória de reunião tem lacunas que devem ser preenchidas pelo secretário da reunião, de maneira mais breve do que a ata, para ganhar tempo sem deixar de fazer todos os registros necessários para a posterioridade.

Assim como a ata, a memória de reunião deve ser lida em voz alta pela pessoa que está redigindo o documento e, após essa leitura, caso não ocorram discordâncias, todos devem assinar o documento.

É melhor utilizar ata ou memória de reunião na empresa?

Muitas empresas costumam utilizar ambos os documentos, as atas para reuniões mais complexas e em que são debatidas questões mais importantes, como os encontros para definir o planejamento financeiro da empresa, e as memórias de reunião para encontros mais breves e corriqueiros, como as reuniões de equipe de um setor de trabalho.

Também é importante destacar que ambas as modalidades têm valor legal e podem ser publicadas em Diários Oficiais, para divulgar decisões que foram tomadas em um encontro e que são de interesse público, por algum motivo.

O que deve ser observado ao redigir ata e memória de reunião?

Existem algumas boas práticas de redação que devem ser levadas em consideração ao redigir esse tipo de documento. Como são documentos que não podem ser editados posteriormente, é preciso o máximo de cuidado para que não ocorram erros.

Mesmo assim, se porventura o redator cometer algum engano, deve retificar o erro, utilizando a palavra “digo”. Caso o erro seja percebido apenas após o término de escrita da ata ou memória de reunião, deve ser acrescentado um parágrafo extra com as correções.

Esse parágrafo extra deve iniciar com a expressão “em tempo” e mostrar quais foram os erros cometidos. Por exemplo, “onde se lê ano de 2017, o correto é ano de 2018”, caso tenha sido essa a falha cometida pelo secretário ao redigir o documento.

Agora você já entende um pouco mais sobre ata e memória de reunião. Por isso, basta optar pela melhor alternativa para cada circunstância em sua empresa e, assim, nunca deixar de registrar os assuntos que foram debatidos nos encontros, reuniões e assembleias da organização.

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