Dicas para advogados no acompanhamento de processos

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Com equipes enxutas e volumes de trabalho cada vez mais altos, os escritórios de advocacia necessitam, hoje, otimizar seu tempo e encontrar maneiras de agilizar o acompanhamento de processos. Unindo a tecnologia a outras boas práticas, é possível melhorar a performance e evitar erros e perdas de prazos. Veja, a seguir, seis dicas fundamentais para ajudar os advogados.

Site dos tribunais

Um dos métodos para acompanhar processos é a internet. Por meio dos portais de cada tribunal, é possível verificar as atualizações de cada caso. Alguns sites de justiça, no entanto, exigem a utilização de navegadores específicos para permitir o acesso.

Além dos tribunais, a busca pode ser feita nos diários oficiais de imprensa nos âmbitos federal, estadual e municipal. Mapear os veículos e utilizar palavras-chave ajudam a otimizar as pesquisas, filtrando os resultados mais relevantes e precisos.

Planilhas

Artifício comumente usado para acompanhamento de processos, a planificação é feita a partir do registro e atualização das informações processuais em um arquivo, geralmente, de Excel ou Google Docs. Essa é uma opção útil e gratuita para advogados autônomos e escritórios de advocacia de pequeno porte.

No entanto, trata-se de uma tarefa manual, suscetível à falha humana e à perda do arquivo em casos de incidentes, como quedas de energia, roubos ou ataques digitais.

Cadastro manual

Mais seguros do que as planilhas, há hoje softwares específicos para arquivamento de processos, devendo o profissional cadastrá-los manualmente a partir do número do processo (CNJ) e de todas as informações relacionadas ao caso. A maior vantagem desse procedimento é a possibilidade de acesso online e armazenamento em nuvem.

Delegue as tarefas assim que elas surgirem

Ganhar tempo é fundamental no mundo jurídico. Quanto mais cedo o acesso às informações, mais rápido devem ser definidos os próximos passos do processo e atribuídas as ações a cada profissional envolvido no caso. Dessa forma, atrasos podem ser evitados, bem como eventuais surpresas e a perda de prazos, além de organizar o trabalho de cada pessoa.

Uma dica para melhorar a comunicação dentro de um escritório de advocacia é o uso de ferramentas que facilitam o acesso a informações, a execução de tarefas e atualização das atividades delegadas.

Fixe um horário

Todo bom profissional deve manter sua agenda bem organizada. Para que seja possível estabelecer uma rotina, o ideal é determinar um horário específico para cuidar da gestão processual, determinando o tempo para começar e terminar cada tarefa. Mesmo que não seja possível seguir rigorosamente, é importante ter o mínimo controle sobre o tempo gasto com cada atividade.

Tecnologia

Nos dias de hoje, é impossível não aliar a tecnologia a qualquer atividade a fim de otimizar tempo e ações. No campo jurídico, há uma infinidade de programas e sistemas específicos para facilitar a gestão e acompanhamento de processos, facilitando a vida do advogado. Com a automatização do trabalho, a produtividade tende a se tornar muito maior e o risco de erros diminui drasticamente.

Existem também softwares de clipagem, que permitem o recorte eletrônico das ocorrências publicadas em diários oficiais e tribunais de justiça. Isso auxilia na criação de relatórios e serve como base de defesa em cada caso. Além disso, os profissionais da advocacia podem receber notificações a cada atualização do processo em questão.

Publique e acompanhe processos no Diário Oficial da União

Caderno oficial de imprensa do governo federal, o Diário Oficial da União é uma fonte confiável de informações e movimentações de processos bastante utilizada por advogados e escritórios.

O que pouca gente sabe é que é possível publicar matérias e publicidade legal no DOU e demais diários oficiais de estados e municípios por meio de agências especializadas. Uma delas é o Diário Oficial-e, responsável por intermediar a veiculação de publicações nos cadernos de imprensa do governo. Para isso, basta se cadastrar no portal de recebimento de conteúdos da agência.

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