A nota fiscal eletrônica é um documento ou arquivo que fica armazenado no computador e em bancos de dados. O objetivo desse arquivo é documentar as mercadorias de uma empresa e a prestação de serviços entre empresa e consumidores.

Se você ainda tem dúvidas com as mudanças que a nota fiscal vai causar na sua empresa, vamos explicar aqui tudo que você precisa saber, como os benefícios da nota para um empresário e o que é certificado digital, além da diferença entre NF-e e DANFE.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal eletrônica tem a mesma função da nota fiscal impressa, ou seja, é um documento eletrônico que comprova diversas operações realizadas em uma empresa, como o registro de mercadorias e prestação de serviços.

Quais os benefícios da Nota Fiscal Eletrônica para o empresário?

Mesmo sendo obrigatória, a Nota Fiscal Eletrônica tem vários benefícios para sua empresa, como a redução de erros e de custos de impressão do documento. Podemos também citar a redução da armazenagem do documento em armários e em espaços físicos da sua empresa. Além da economia de tempo por parte dos funcionários da empresa, pois não será necessário preencher o documento de papel.

Adicionalmente, o documento digital oferece maior facilidade para você encontrar notas antigas que já foram emitidas. E, finalmente, o formato garante mais qualidade e segurança no armazenamento de informações.

O que é um Certificado Digital?

Você nunca ouviu falar do certificado digital? Ok, vamos explicar de uma forma fácil para você. O certificado digital é uma assinatura digital que garante que transações sejam realizadas de forma segura pelo emissor de NF-e. Não se esqueça que a Nota Fiscal Eletrônica só pode ser emitida com o Certificado Digital conectado no mesmo computador.

Qual a diferença entre NF-e e DANFE?

O DANFE é uma versão mais simples da Nota Fiscal Eletrônica. Ele é utilizado para registrar mercadorias que estão no transporte. O DANFE não possui a mesma função da nota fiscal, por isso o número da chave também deve estar na nota, só assim é possível identificar a Nota Fiscal do produto.

A empresa é obrigada a guardar a NF-e?

Você deve armazenar a Nota Fiscal Eletrônica e o arquivo XML repeitando os prazos da legislação tributária para documentos fiscais. Vale destacar que o DANFE não pode ser usado como um documento fiscal.

É necessário fazer backup das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas?

É altamente recomendável o armazenamento de todos os arquivos de Notas Fiscais Eletrônicas. Esses documentos devem ficar armazenados durante pelo menos 5 anos. Portanto, backups para assegurar a segurança dos dados também são indispensáveis.

Como funciona o modelo operacional da NF-e?

Se você é o emissor, é seu papel gerar o arquivo eletrônico com todas as informações relacionadas à operação. Esse arquivo ficará armazenado junto com a assinatura digital e será enviado ao sistema da Secretaria da Fazenda, que verificará a autenticidade de todas as informações e devolverá uma Autorização de Uso, como se fosse um recibo. Esse procedimento é fundamental, pois movimentações de mercadoria sem a “Autorização de Uso” não são permitidas.

O arquivo que você enviou será encaminhado para a Receita Federal, para a Secretária da Fazenda Estadual do seu estado e para onde a mercadoria estiver destinada, além de outros órgãos e entidades.

Agora você já sabe tudo o que precisa sobre Nota Fiscal Eletrônica! Compartilhe este artigo e ajude aqueles que ainda não conhecem os detalhes da NF-e!

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