O que é Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

O que é Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
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A crescente necessidade de fiscalizar o transporte de cargas e a incessante evolução da tecnologia trouxeram algumas transformações positivas para a logística cargueira do país. Com o objetivo de tornar as operações mais seguras, bem como facilitar o processo de averiguação e autenticação das mercadorias, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) criou o MDF-e.

Com uma série de exigências para a sua emissão, o documento traz grandes vantagens, tanto para as empresas de transportes quanto para o órgãos fiscalizadores, além de contribuir positivamente para o trabalho da contabilidade e resultar em benefícios para a sociedade.

O que é um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?

Criado em 2010 e tornado obrigatório em 2014, o MDF-e é um documento fiscal eletrônico, ou seja, emitido e armazenado digitalmente, utilizado nas operações de transporte de mercadorias a fim de simplificar e controlar o fluxo de carregamentos em todo o território nacional. É uma versão atualizada do antigo Manifesto de Carga Modelo 25.

Apesar de ser um arquivo eletrônico, esse manifesto exige a emissão impressa do Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, um resumo gráfico do MDF-e. O DAMDFE possui três funções principais: apresentar a chave de acesso para consulta do MDF-e, acompanhar o status das cargas em trânsito e facilitar o acesso aos dados declarados no arquivo XML emitido.

Para que o MDF-e serve?

O objetivo principal desse documento é fiscalizar, simplificar e tornar mais ágil o transporte de cargas, permitindo o controle total da logística. Com a utilização de um QR Code, o MDF-e pode ser acessado e analisado de qualquer lugar. Para o seu devido acesso, é obrigatória a assinatura digital da empresa responsável pela emissão na Nota Fiscal Eletrônica ou Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Além disso, ele possui algumas funções específicas como: rastrear carregamentos, identificar motoristas e responsáveis pelo transporte, agrupar as informações da NF-e e do CT-e, viabilizar o registro de documentos, lançar todas as mudanças de veículos, cargas e condutores e registrar o início e fim de cada operação.

O uso do MDF-e traz ainda uma série de vantagens. Dentre os principais benefícios estão: reduzir custos e tempo, tanto em paradas dos veículos para verificação quanto para emissão do arquivo; facilitar e tornar mais segura a fiscalização; simplificar a sua contabilidade. A padronização do manifesto ainda reduz o uso de papel e incentiva o comércio eletrônico.

Saiba mais sobre como e onde publicar atos administrativos no blog do Diário Oficial-e.

Quais as etapas do MDF-e?

Para que uma operação seja segura e sua fiscalização bem sucedida, a empresa responsável precisar tomar uma série de cuidados na hora de emitir o manifesto, seguindo algumas etapas primordiais listadas a seguir.

Autorização

Para ser aprovado, o MDF-e deve ser direcionado à Secretaria da Fazenda, órgão responsável pela permissão do uso do documento, a partir da análise de dados fundamentais como autoria, layout, numeração e assinatura do emitente. Se houver alguma objeção, o manifesto deverá ser rejeitado.

Encerramento

É a etapa de confirmação da entrega do carregamento ao destino final. Nessa etapa, deverá ser enviado um informe oficial à Secretaria da Fazenda antes de emitir um novo MDF-e ao veículo utilizado na operação.

Cancelamento

Para cancelar um manifesto já aprovado pela Secretaria da Fazenda, a empresa tem 24 horas para solicitar a suspensão do documento. É necessário também que a operação de transporte ainda não tenha iniciado.

Registro de passagem

A cada parada feita pelo veículo para fiscalização, deverá ser feito esse registro no MDF-e, bem como nos documentos fiscais da carga, como a NF-e e CT-e.

Inclusão de motorista ou condutor

Uma das obrigações da empresa emissora do MDF-e é registrar no documento o condutor do veículo responsável pelo transporte do carregamento e informar, se necessário, eventuais trocas ou adições de um novo motorista na operação.

Como emitir o MDF-e?

Para emitir o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é necessário instalar um software especializado na geração do documento. Existe uma porção de programas e empresas que fazem isso, então o recomendado é procurar serviços de qualidade e que sejam seguros.

Escolhido o programa para gerar o MDF-e, deverão ser declaradas todas as informações necessárias, como dados do CT-e ou NF-e, motorista, veículo, seguro, UF da operação e averbação. Os passos seguintes incluem gerar e validar arquivo XML, inserir assinatura digital, enviar à Secretaria da Fazendo para autorização e, após aprovação, gerar o arquivo PDF do DAMDFE.

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