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Nos últimos anos, sócios, gestores, contadores e demais profissionais que lidam com gestão e burocracia de empresas vêm se perguntando o que é o eSocial e como ele funciona.

A obrigação será implantada em breve e substituirá outros procedimentos trabalhistas e relacionados a declarações. Com isso, além de estar a par do eSocial, as empresas terão de planejar a adequação a ele e saber como manter suas exigências, posteriormente. E é o que mostraremos neste post.

Entenda agora o que é a obrigação, como funcionará, como se adequar a ela e quais são os prazos para a implementação:

O que é o eSocial?

Esse sistema unificará algumas obrigações acessórias em uma só plataforma de transmissão. Além disso, alguns processos e documentos serão agilizados para a empresa e para a fiscalização trabalhista.

Por exemplo, atualmente, quando o funcionário é admitido, ele faz o exame médico admissional e tem a carteira de trabalho e o contrato profissional assinados. Mas os órgãos públicos passam a ter conhecimento disso apenas quando o trabalhador recebe o primeiro salário — através das transmissões da folha de pagamento.

No eSocial será diferente. A contratação e todos os dados dela e do contratado, além do exame, serão enviados à fiscalização, imediatamente, quando ocorrerem.

Quanto à unificação, podemos dar o exemplo da contribuição previdenciária e do Fundo de Garantia. Com o eSocial, eles serão emitidos em guia única, com um só prazo — diferentemente de como é feito hoje.

Como é o funcionamento?

Primeiramente, toda uma preparação será necessária para que realmente funcione. Isso compreende adequar o programa de processamento da folha ao eSocial, com a ajuda da empresa fornecedora da solução.

Depois, o setor responsável precisa moldar seu trabalho aos novos procedimentos e fazer os ajustes necessários, em dados e cadastros, para que as informações transmitidas estejam corretas.

Por fim, é importante realizar testes de importações de dados, para certificar-se de que todos eles são corretamente importados. Qualquer informação colocada em local errado, ou que falte, pode gerar multa à empresa, além da necessidade de correção.

No primeiro mês de implantação, todos os dados da folha que a empresa obtiver terão de ser enviados ao Fisco. Trata-se da carga inicial de informações, para o eSocial tê-las e também para ser o ponto de partida do negócio.

Depois disso, os demais procedimentos estarão obrigados às regras do sistema. As admissões e transmissões dos relatórios da folha funcionarão como citamos acima, e o mesmo ocorrerá com as demissões.

Adicionalmente, documentos, como atestados médicos e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), serão informados em cadastros de empregadores e empregados.

Quais são os benefícios para as empresas?

A implantação qualificará as empresas na área trabalhista.

O fato de um contratado ser informado ao Fisco apenas no pagamento do primeiro salário dá margem a incidentes graves. Por exemplo, é comum que trabalhadores sejam formalmente admitidos e examinados dias após iniciarem suas atividades.

Nesse meio tempo, o trabalhador pode ficar doente ou se acidentar, ficando desamparado de lei. Então, a empresa pode ser processada e autuada pelo Ministério do Trabalho.

No geral, essa prevenção de incidentes e a qualificação, que vimos, passarão a outros casos. Veja alguns exemplos:

• o PCMSO não poderá ser renovado com dias de atraso;
• os atestados médicos não poderão ser emitidos com prazo indeterminado;
• os trabalhadores sem número do Pis — entrando no primeiro emprego — terão a emissão feita pelo sistema; não haverá transmissões com falta de dados e trabalhadores não terão de esperar pelo cadastro para assumirem seus cargos.

Qual é a obrigatoriedade do eSocial?

Gradativamente, a obrigatoriedade existirá para todas as empresas.

Conforme publicado no Diário Oficial da União, negócios que faturaram acima de R$ 78 milhões, no ano de 2014, estarão obrigados, em janeiro de 2018. E, em junho do mesmo ano, as demais organizações serão compreendidas.

Você entendeu o que é o eSocial e suas particularidades? Tem mais alguma dúvida? Conte pra gente aqui nos comentários!

Consulte e publique no Diário Oficial da união.