Em uma segunda-feira comum, você se prepara para defender um cliente em um processo de revisão dos cálculos da rescisão trabalhista. Um processo simples, afinal, você já havia passado por diversos litígios semelhantes com a mesma empresa. Mas parece que ninguém sabe onde estão os documentos da empresa. Nesse mesmo momento, você se lembra que está nos últimos dias para depositar o salário dos colaboradores e declarar o imposto de renda. Todas tarefas simples, mas impossíveis sem a correta gestão de escritório de advocacia.

A história é ficção, mas é parte do cotidiano de diversos advogados e consultores jurídicos, que, apesar do vasto conhecimento do Direito, não têm a formação e as ferramentas adequadas para estruturar os processos e rotinas administrativas do escritório.

Mas isso tem solução e, neste artigo mesmo, vamos apresentar 8 maneiras de você melhorar a gestão do seu negócio jurídico. Então, siga a leitura e ganhe mais produtividade em seu trabalho!

1. Estruture os fluxos e rotinas de trabalho

O primeiro passo para uma gestão eficiente do seu escritório é o estudo minucioso das rotinas de trabalho que compõem o dia a dia da sua empresa. Peça aos gerentes ou faça você mesmo um relatório das atividades executadas ao longo de um mês, assim como cada responsável por elas. A partir disso, entenda quais são os processos fundamentais para o escritório, a periodicidade deles e as tarefas que estão envolvidas.

Pense por exemplo no pagamento dos funcionários, mencionado na introdução. Ao estudar esse processo, você verá que o administrativo precisa recolher as folhas de ponto dos colaboradores, abonar faltas justificadas, deduzir passivos trabalhistas e previdenciários, descontar o valor referente ao auxílio-transporte e alimentação e, então, depositar o salário.

Ao estudar esse exemplo, você pode perceber que os funcionários perdem um tempo demasiado com os cálculos tributários, que poderiam ser executados com facilidade com a ajuda de um software.

2. Crie procedimentos para as principais atividades do seu escritório

Além de excluir as atividades desnecessárias, com o fluxo de trabalho identificado, é possível criar procedimentos para que o trabalho seja sempre executado da melhor forma, independentemente do funcionário que realiza a tarefa. Com isso, você ganha mais qualidade e agilidade na execução do serviço e libera tempo para os empregados se dedicarem a atividades que trazem mais lucro para o escritório.

3. Utilize softwares eficientes para gerenciar as tarefas da equipe

Com um software de gestão de tarefas, como o Trello, você ganha ainda mais controle e métricas sobre o desempenho da equipe. Com a configuração adequada, é possível saber quanto tempo cada colaborador investe em cada meta de trabalho e, assim, visualizar gargalos de produtividade. Você e os demais gestores devem focar esses gargalos para evoluir o desempenho do escritório.

4. Implemente o processo de onboarding

Substituir um funcionário que está há muito tempo em uma função é um problema para qualquer organização. Algumas perdem meses até que o novo empregado execute as atividades com total maestria.

Apesar de o problema ser difundido, o tempo de adaptação de um funcionário pode ser reduzido com o onboarding — processo de integração — adequado. Durante os primeiros dias, o funcionário recebe todos os processos detalhados das atividades que executará e consegue empreendê-las com mais facilidade.

5. Conte com ferramentas unificadas de comunicação com o cliente

Outro grave problema na gestão de escritórios de advocacia é a comunicação difusa com o cliente. Muitas pessoas atendidas pelo escritório têm contato direto com os advogados, contadores e secretários, e encaminham informações diversas para cada um deles.

É comum, por exemplo, o cliente solicitar que o advogado execute um estudo que pode levar horas e cancelar o mesmo pedido com uma secretária. No entanto, o advogado continua o estudo e perde tempo demasiado em um trabalho que não era mais necessário.

Isso pode ser facilmente resolvido com um software de comunicação que concentre em um único lugar todos os contatos do cliente. Assim, quando receber a ligação, a secretária sabe que precisa avisar ao advogado para cancelar a atividade.

6. Padronize os arquivos da empresa

Mencionamos ainda na introdução deste artigo a dificuldade de encontrar os processos e arquivos de cliente, mas poderíamos estender (e muito) essa dificuldade. Notas de pagamento, folhas de ponto, contato de prestadores de serviços, e-mails, ofícios. Tudo parece simplesmente desaparecer em um escritório sem um almoxarifado estruturado.

Com as ferramentas tecnológicas e a computação em nuvem, você não precisa de grandes servidores ou aqueles arquivos gigantescos, ainda comuns em repartições públicas. Porém, é fundamental que haja um controle mínimo e um padrão no armazenamento dos arquivos do escritório.

Distribua os documentos por setor — trabalhista, família, administrativo, financeiro e assim por diante — e organize conforme a data com uma nomenclatura padrão. Assim, em questão de minutos, qualquer um dos funcionários do escritório pode localizar uma informação importante para o trabalho.

7. Avalie periodicamente a eficiência dos processos

Mesmo ao usar ferramentas apropriadas e estruturar os processos com precisão, é preciso avaliar periodicamente a eficiência do que foi proposto. Afinal, uma mudança no procedimento para abertura dos processos no TJ ou a edição de nova Instrução Normativa da Receita Federal pode tornar o procedimento ineficiente.

Por isso, é fundamental que, periodicamente (a cada dois ou seis meses, por exemplo), você ou outro colaborador dedique um tempo, a depender do tipo de processo, para verificar a consistência dos procedimentos redigidos na dica dois.

8. Aprimore constantemente a gestão de escritório de advocacia

Por fim, é preciso otimizar sempre as rotinas e ferramentas utilizadas no seu escritório. Essa é a essência do conceito de melhoria contínua, que se popularizou nos últimos anos. A ideia é transformar sua empresa um pouco a cada dia para evoluir os processos e adotar ferramentas mais efetivas para executar as tarefas padrão ou incluir novas no seu mix de serviços.

Para isso, esteja atento às novidades da área jurídica — sobretudo, no que tange às novas tecnologias —, peça feedback dos clientes e faça benchmarking — estudo da concorrência — de seus concorrentes diretos e grandes escritórios.

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