Para alcançar resultados expressivos, as empresas estão constantemente buscando ampliar seus lucros. Para isso, não basta apenas aumentar as vendas e expandir o faturamento: também é fundamental diminuir os custos das operações do negócio, equilibrando as contas. Nesse contexto estão inseridos os gastos do departamento jurídico, que também podem pesar na soma das despesas ao fim do mês.

Pensando nisso, preparamos este artigo para ajudar você a reduzir os gastos dessa área em sua empresa. O primeiro passo é conhecer os principais geradores de custos para, em seguida, buscar maneiras de enxugar ou cortar essas despesas.

Fique tranquilo: as medidas que passaremos aqui são fáceis de implementar e farão uma grande diferença no financeiro do seu negócio. Quer conferir detalhes sobre como reduzir gastos do departamento jurídico? Então vamos lá!

Saiba quais são os principais gastos do departamento jurídico

Despesas operacionais

Aqui entram todas as despesas necessárias para realizar as atividades jurídicas no dia a dia da empresa. Estamos falando de questões como o uso do telefone e os deslocamentos da equipe, ou seja, o que o financeiro considera como despesas variáveis.

Manutenção do departamento

Já a manutenção diz respeito àqueles gastos que estarão presentes mesmo nos dias de menor volume de trabalho. Por exemplo, internet, limpeza, energia elétrica e programas de computador. Outros itens que fazem parte da manutenção do departamento são os salários e benefícios pagos aos colaboradores. Portanto, esses são gastos fixos, presentes todos os meses.

Custos jurídicos

Os custos jurídicos são gastos específicos dos processos e ações. Aqui estão inclusos os documentos utilizados, bem como cópias e impressões dos mesmos, podendo gerar despesas significativas.

Investimentos

Por fim, o quarto tipo de gasto do departamento jurídico são os investimentos, que podem ser feitos em computadores, mobiliário, consultorias estratégicas, softwares, contratações, treinamentos, infraestrutura etc.

Aprenda como diminuir as despesas do departamento

Utilização de tecnologia livre

As licenças dos programas de computador utilizados pelo departamento jurídico podem custar caro, por mais simples que elas sejam. Um exemplo disso é o pacote Office, muitas vezes comprado para que os profissionais possam redigir peças jurídicas.

Por falta de informações, as empresas acabam pagando caro para utilizar determinados softwares. Porém, hoje existem opções mais acessíveis disponíveis a todos — muitas delas são até gratuitas. Esse é o caso do LibreOffice, editor de textos gratuito que cumpre basicamente as mesmas funções do Microsoft Word.

O mesmo vale para as equipes que utilizam softwares de gestão. Ao invés de gastar com a compra de uma plataforma e com bons computadores para rodar o programa, o departamento pode investir em um sistema de gestão na nuvem que funcione mediante pagamento de mensalidade. Dessa forma, não é necessário comprar nem instalar nada.

Contratação de advogados correspondentes em diversas situações

Sabemos que um dos motivos que fazem o departamento jurídico elevar seus gastos é o dia a dia de idas aos fóruns e cartórios em diversas partes da cidade, ou até mesmo em outros municípios e estados. Junto a isso, entram inúmeros custos de deslocamento, alimentação e possíveis viagens (com hotéis, refeições, passagens e gastos imprevistos).

Felizmente, há uma maneira bastante inteligente de reduzir esses gastos: contratar correspondentes jurídicos. Esses profissionais atuam como advogados de apoio e estão presentes nas mais diversas localidades, podendo apoiar a empresa na realização de diligências em fóruns, cartórios e até em contatos com clientes e parceiros. Além de ganhar rapidez ao cumprir as atividades, o departamento reduz bastante os custos com saídas.

Redução dos gastos com comunicação

O departamento jurídico é uma das áreas que mais dependem da comunicação. Devido a isso, muitas vezes os custos com ligações (principalmente DDD e DDI) podem ser extremamente elevados.

Porém, com algumas adaptações básicas, a equipe pode gerar grandes economias. Hoje já existe uma infinidade de meios de comunicação alternativos para substituir o tradicional telefone. Alguns exemplos são o Skype (videoconferência) o Slack (comunicação entre equipes de projetos), os VOIPs (sistemas alternativos de ligações) e até mesmo o WhatsApp.

Todos eles permitem contato em tempo real entre os participantes, sem gerar altos gastos. Normalmente, o único pré-requisito é que a empresa conte com uma conexão com a internet.

Digitalização de documentos

Já estamos na era pós-digital e, felizmente, a tecnologia tornou-se uma grande aliada para a redução de custos. Atualmente, engana-se quem pensa que ainda é preciso utilizar documentos em papel em todos os processos jurídicos. Boa parte das pendências podem ser resolvidas eletronicamente, e isso inclui esses documentos.

A digitalização tornou-se uma forma de economizar com impressões e cópias, além de poupar o tempo que era gasto com essas tarefas.

Envolvimento dos colaboradores

Uma vez que a empresa decide reduzir gastos do departamento jurídico, é importante solidificar esse posicionamento como uma decisão estratégica, comunicando-a a todos os envolvidos e interessados. Ou seja, é necessário mostrar para os colaboradores que isso está sendo feito para proporcionar o crescimento do negócio, beneficiando a todos.

A partir daí, a equipe deve ser envolvida para garantir que a meta seja cumprida. Independentemente de nível hierárquico ou função exercida, cada funcionário pode ajudar com sugestões para reduzir os custos. Além disso, as pessoas podem fazer suas partes economizando com materiais, evitando impressões desnecessárias, apagando e desligando os monitores ao sair ou desligando o ar-condicionado quando o clima estiver agradável.

Redução de reuniões externas e refeições

Algumas vezes, o departamento jurídico também acaba se encontrando com clientes fora do escritório. Além de exigir deslocamento, essas reuniões podem envolver almoços e refeições pagas pela empresa, trazendo novos custos. Vale a pena perguntar-se até que ponto as reuniões externas são necessárias, se é essencial levar clientes para almoçar em restaurantes caros e assim por diante.

Uma vez que você toma conhecimento das principais fontes de custos, fica mais fácil reduzir os gastos do departamento jurídico. Como pudemos ver neste artigo, algumas das medidas a serem tomadas são bastante simples, ao mesmo tempo em que podem diminuir consideravelmente as despesas. O resultado dessas reformulações é que o financeiro da empresa torna-se mais equilibrado, podendo até mesmo investir mais no futuro em todas as áreas, incluindo esse mesmo departamento.

Gostou deste conteúdo? Então aproveite para conferir este outro artigo do blog: como a tecnologia no escritório de advocacia pode melhorar os processos?.

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