Como acompanhar e fazer o recorte de publicações no Diário Oficial?

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Os advogados que estão na ativa há algum tempo certamente se lembram de como era a vida antes do recorte do Diário Oficial eletrônico: quando precisavam buscar alguma informação sobre a sua empresa ou seus clientes, tinham que comprar uma versão impressa da publicação e recortar, uma a uma, as notícias do seu interesse para arquivo. Por isso, até hoje o nome recorte acompanha esse tipo de coleta de informações.

Com o avanço da tecnologia, no entanto, o processo de clipping tornou-se muito mais dinâmico. Para ajudar a descomplicar o seu dia a dia, você pode realizar o acompanhamento dessas publicações — em um processo também chamado de e-clipping — via Internet.

Também é possível armazená-las em seu computador ou na nuvem, evitando gastos desnecessários com papel e economizando o espaço físico que seria utilizado para guardar todo o material. Quer saber como fazer isso? Então acompanhe nosso passo a passo e aprenda a acompanhar informações do seu interesse no Diário Oficial da União.

Como pesquisar informações na imprensa oficial?

O primeiro passo é acessar o site da Imprensa Nacional. É nesse endereço que estão todas as informações publicadas no DOU. A partir de então, faça o seguinte:

  1. escolha a seção que você deseja pesquisar:
    • a seção 1 é reservada para publicação de atos normativos de interesse geral, como leis, decretos, resoluções e portarias. Ela está classificada pelos órgãos da administração pública federal, como Senado, Congresso, Presidência e Ministérios, e subdividida pelos departamentos que compõem esses órgãos;
    • a seção 2 é composta por publicações que são relacionadas a atos do interesse dos servidores da administração pública federal, tais como despachos e portarias. Tal qual a seção 1, ela está dividida pelos órgãos da administração pública federal e subdividida pelos departamentos que compõem cada um desses órgãos;
    • a seção 3 é reservada para publicações de avisos, editais, contratos, distratos e ineditoriais, que são informações de atos entre particulares;
    • se você ainda tem dúvidas sobre qual é a seção mais adequada para o seu caso, selecione a opção “Todas”;
  2. em seguida, se você conhece com exatidão o nome ou o termo que quer pesquisar, selecione a opção “Exata” no campo “Tipo de Pesquisa”. A opção “Fonética” pesquisa termos similares ao que você está procurando;
  3. escolha a data inicial, data final e ano da publicação a ser pesquisada. Você pode pesquisar no Diário Oficial de um único dia ou em um intervalo de datas;
  4. no campo “Informe o termo”, coloque entre aspas o nome exato da pessoa ou instituição e clique em “Buscar”;
  5. selecione o resultado do seu interesse para ler a publicação.

Como pesquisar termos específicos?

O site da Imprensa Nacional também permite que você receba um alerta todas as vezes que um determinado nome ou termo aparecer no Diário Oficial. Saiba como:

  1. na tela inicial, clique no menu “INBusca – Alerta de Publicação”;
  2.  ao realizar o acesso pela primeira vez, clique na opção “Cadastre-se” no canto superior esquerdo da tela;
  3. no campo “Selecione a Natureza”, indique a opção correspondente, clicando nos campos “Pessoa Física”, “Pessoa Jurídica” ou “Estrangeiro”, preenchendo também os demais dados solicitados;
  4. a partir desse cadastro, você obterá um “Nome de Usuário” e “Senha” no sistema. Use essas informações a cada novo acesso à plataforma;
  5. após fornecer essas informações, clique em “Aviso de Publicação” no submenu “Selecionar”;
  6. preencha o campo “Quantidade de Dias”, informando o número de dias que você deseja receber o alerta;
  7. informe no campo “Termo a pesquisar” a palavra ou termo entre aspas sobre o qual você gostaria de receber o alerta;
  8. no campo “Tipo  de Pesquisa”, selecione a opção “Exata”;
  9. selecione a seção do Diário Oficial que deve ser pesquisada para o recebimento do alerta e clique em continuar.

No entanto, se você quiser facilitar ainda mais o seu dia a dia e otimizar o seu tempo, o ideal é contratar uma empresa que faça o serviço de recorte do Diário Oficial para você. Dessa maneira, você receberá as publicações com assuntos do seu interesse diretamente no e-mail e poderá armazená-las eletronicamente, sem complicações ou burocracias.

Como funcionam os softwares de recorte do Diário Oficial?

O papel da tecnologia é eliminar a ação humana, automatizando o processo de clipping. Os softwares identificam padrões nas publicações oficiais, que já seguem uma formatação que facilita esse tipo de pesquisa, como nome de partes, OAB do advogado e números de processos.

Com a informação correta, imediatamente, o serviço de recorte realizará uma série de operações:

  • importar todos os dados para o seu sistema;
  • associá-los com os respectivos processos;
  • emitir relatórios dos recortes automáticos, com pendências, prazos abertos, audiências etc.;
  • enviar alertas por e-mail.

O recorte do Diário Oficial, nesse sentido, acontece sem ocupar o profissional ou sua equipe.

Por que é importante investir em um software?

A combinação entre ausência de intervenção do profissional e maior segurança no cumprimento da tarefa justifica o investimento em tecnologia. Há economias em diferentes frentes, confira.

Otimização do tempo

Uma vantagem é que o período utilizado para recorte estará disponível para outras ações. Assim, você focará no que exige inteligência e raciocínio humano, como redigir peças, atender aos clientes etc. e deixará as ações repetitivas para o computador.

Minimização dos gastos

As horas do advogado e dos colaboradores podem ser precificadas. Por exemplo, se um estagiário gastar 1 hora por dia com recorte, cruzamento de informações e elaboração de relatórios, considerando uma carga horária de 4 horas, 25% do investimento nele foi só para isso. E, enquanto o profissional estiver ocupado com o Diário Oficial, outra tarefa estará pendente. Consequentemente, existe um ganho claro no recorte e na vinculação automática, ou seja, sem a necessidade de intervenção humana.

Quais são os benefícios?

A automação repercute em uma série de vantagens competitivas — que serão importantes em um mercado com mais de 1 milhão de advogados. Entre os benefícios, destacam-se os elencados abaixo.

Reduzir a burocracia interna

Minimizar ações e etapas nos procedimentos do escritório é fundamental para ganhar agilidade e ajustar-se ao mundo de hoje, em que o público se acostumou com respostas quase instantâneas graças à internet.

Evitar a perda de prazos

Ampliar a confiabilidade do sistema também é importante. Enquanto as pessoas podem ter dias estressantes, perder o foco, esquecer tarefas e sofrer com outros fatores que prejudicam a atenção, o software realiza o recorte sempre com a mesma qualidade.

Dedicar-se a outras atividades

O tempo livre pode ser utilizado para outras finalidades. É possível se dedicar mais a outros processos, como conquista de clientes, qualificação profissional etc.

Aumentar a rentabilidade do escritório

Como consequência final, haverá uma maior rentabilidade. Isso parte do aumento do lucro pela dedicação a outras tarefas, pela redução de custos e pela melhoria no controle dos prazos processuais. Sendo assim, agora que você já sabe como funciona o recorte do Diário Oficial, considere as opções de automação do serviço para ter melhores resultados.

Gostou? Você sabia que também é possível enviar suas publicações de maneira simples e descomplicada por meio do Diário Oficial-e? Entre em contato pela nossa página e entenda como isso funciona!

Veja mais: Diário Oficial Recife | Publicar no diário oficial
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