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Conhecer os principais tipos de notas fiscais é essencial, já que se trata de um documento utilizado para comprovar a legalidade dos produtos e o pagamento adequado dos impostos e contribuir para o cumprimento das obrigações contábeis e para as demais vantagens importantes a fim de propiciar credibilidade ao negócio.

Devido à sua importância e à obrigatoriedade de emissão para todo tipo de empresa, independentemente do seu porte, é necessário que você conheça quais são as mais utilizadas, como elas funcionam e quando devem ser emitidas.

Para esclarecer as principais dúvidas e tornar o processo de emissão mais simples, elaboramos este post. Confira!

O que é a nota fiscal e qual a sua importância?

É a comprovação de que aconteceu a venda de um produto ou a prestação de um serviço, ou seja, é muito importante para as companhias, já que ela permite o registro das operações comerciais e o esclarecimento dos tributos incidentes, e para os clientes, tendo em vista que, por meio dela, é possível obter vantagens, por exemplo, crédito fiscal e comprovação da compra.

Entre as empresas que devem realizar a emissão eletrônica da nota fiscal, estão:

  • Microempresa (ME);

  • Empresa de Pequeno Porte (EPP);

  • Microempreendedor Individual (MEI);

  • empresas enquadradas no regime tributário do Simples Nacional, ou seja, organizações que realizam o comércio de mercadorias ou prestam serviços.

Quem precisa emitir a nota fiscal?

 A emissão da nota fiscal é uma obrigação para as empresas que recolhem o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) ou Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI), e facultativa para instituições que fazem parte do Simples Nacional ou Microempreendedores Individuais (MEI).

Como emitir as notas fiscais?

Em primeiro lugar, é preciso ter uma inscrição estadual, que, na maioria dos casos, é adquirida ao realizar o processo de abertura do CNPJ da organização. Após, é preciso averiguar se, conforme a lei, a emissão de notas fiscais é obrigatória para o seu negócio. Para as notas eletrônicas, modelo utilizado nos dias atuais, é necessário realizar a habilitação na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) e obter um bom sistema de gestão que viabilize a emissão das notas fiscais.

Nos casos de instituições prestadoras de serviços, a emissão das notas fiscais eletrônicas acontece de forma vinculada à prefeitura do município da transação. Além disso, é preciso preencher os dados relativos à operação, como produto, quantidade, valor, data, entre outros.

Quais são os tipos de notas fiscais mais utilizadas?

Existem diversos tipos de notas fiscais disponíveis, que serão emitidas conforme a transação realizada. Conheça os modelos mais comuns.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

NF-e é um dos documentos fiscais mais importantes para a organização. Antes de sua implementação, a emissão era realizada por meio físico, em papel. Foi criada com a finalidade de tornar os processos mais rápidos, simplificar a fiscalização e tornar o processo mais seguro. Também surgiu para substituir os modelos 1 e 1A, usados para registrar as operações comerciais de mercadorias entre pessoas jurídicas, e o modelo 4 (Nota Fiscal do Produtor).

Entre as principais vantagens da NF-e para as empresas, estão: redução de custos com impressão de documentos, otimização do tempo e mais. Já para o cliente, os principais benefícios estão ligados à garantia total da troca ou devolução da mercadoria adquirida devido ao seu armazenamento digital.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é necessária para manter a legalidade de quem atua na prestação de serviços. É um tipo de nota criado para empresas que oferecem serviços, atuando como comprovante de que as atividades foram executadas e que os impostos estão sendo recolhidos adequadamente.

É emitido de forma eletrônica, sendo armazenado de maneira prática e segura. Ao emitir esse documento, diversas vantagens são obtidas, por exemplo:

  • redução das chances de erros, tendo em vista que, como o processo é feito pelo computador, é possível averiguar os dados para que a nota não seja expedida com informações incoerentes;

  • eliminação da ocupação de espaço físico para arquivamento, já que se trata de um arquivo digital;

  • diminuição dos custos, considerando que não é preciso imprimir as notas, afinal, é possível fazer o envio para o cliente por meio do e-mail;

  • facilitação para consultar as notas emitidas, já que é muito mais simples encontrar documentos eletrônicos, principalmente se o negócio tiver um bom software de gestão.

Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e)

Trata-se da nota lançada para realizar uma venda ao consumidor final, seja pessoa física, seja pessoa jurídica não contribuinte. Existe somente no formato digital e foi elaborada para documentar as transações de venda comercial ou venda para entrega em domicílio. Para as demais operações, o contribuinte deve expedir a NF-e. Além disso, substitui dois modelos de nota. São eles: o Cupom Fiscal expedido pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF) e a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2.

As empresas que emitem a Nota Fiscal do Consumidor propiciam vários benefícios importantes para que o negócio funcione dentro da legalidade e evite problemas com o fisco, como:

  • aumento da credibilidade perante os clientes;

  • redução dos custos com emissão;

  • transmissão em tempo real dos dados;

  • com um certificado instalado, garantia, pela empresa, de sua assinatura digital e mais segurança nos procedimentos;

  • desnecessidade de autorização prévia da ferramenta emissora a ser usada.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O CT-e é um outro tipo de nota fiscal muito usado. Isso porque é um documento fiscal importante no transporte de cargas e mercadorias, que pode ocorrer por meio das vias ferroviárias, rodoviárias, aéreas ou fluviais.

A criação do CT-e surgiu com a necessidade de reduzir erros e problemas entre destinatário e remetente durante as operações. Além disso, veio para substituir vários tipos de notas fiscais, tornando os processos menos burocráticos. Com isso, o transporte de cargas é, nos dias atuais, realizado de forma muito mais rápida e segura.

Agora que você já sabe quais são os tipos de notas fiscais mais usados, é importante estar atento ao modelo mais apropriado para cada tipo de operação, providenciar o sistema emissor adequado, organizar a gestão de documentos e, assim, evitar erros que podem levar à aplicação de multas e as demais penalidades por parte do Fisco.

Conseguiu esclarecer suas dúvidas com a leitura? Deixe seu comentário aqui e compartilhe com a gente sua opinião e sua experiência sobre o tema!

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