Controle patrimonial: entenda o que é e como fazer corretamente!

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Você se preocupa com o controle patrimonial do seu negócio? Apesar da grande importância que esse assunto tem, infelizmente, muitos empresários não dão a devida atenção a ele. Afinal, nos dias atuais, a correria que o mercado exige acaba fazendo com que muitos gestores deixem de lado questões cruciais para o sucesso de seus negócios.

Entretanto, a falta de cuidado, de planejamento e de controle do patrimônio de uma companhia pode ser prejudicial para ela ao longo do tempo, deixando seus bens à mercê da sorte ou de fatores alheios à vontade do empresário.

Pensando nisso, nós resolvemos escrever este artigo. Nele, demonstraremos o conceito desse termo e a importância de dar a devida atenção a ele. Acompanhe!

O que é controle patrimonial?

Controle patrimonial é um processo que pode ser entendido como a gestão de todo um patrimônio de um negócio. Assim, esse trabalho engloba o acompanhamento de todos os ativos da empresa, sejam eles tangíveis, como valores em caixa e contas bancárias, estoques, investimentos, veículos, imóveis, entre outros, sejam eles intangíveis, como a marca da empresa, softwares, direitos autorais, licenças etc.

Além de esse tipo de controle atender às necessidades administrativas de um negócio, ele também é uma exigência legal que, de certa forma, obriga as empresas a controlarem seu patrimônio e a efetuarem a devida escrituração para que eles constem em suas demonstrações contábeis.

Como fazer o controle patrimonial da forma correta?

Agora que você entendeu como o controle patrimonial pode se tornar uma ferramenta indispensável para o seu negócio, vamos apresentar algumas dicas básicas de como você deve implementar esse tipo de processo em sua empresa. Continue lendo!

Conte com a ajuda de uma boa assessoria jurídica

A assessoria jurídica poderá ajudar (e muito) nesse processo. Isso porque os profissionais envolvidos poderão identificar aqueles bens que, efetivamente, devem ser classificados como patrimônio da empresa, evitando a inclusão de alguns elementos que têm natureza mais transitória e podem entrar e sair da empresa com maior volatilidade.

Classifique as contas de forma correta

O processo de classificação de contas deve ser feito com o máximo de cuidado. Errar nessa etapa pode ser fatal para o seu controle patrimonial, tendo em vista que a forma como seus bens forem classificados é o que determinará como essa gestão será exercida.

Muitas pessoas acreditam que esse tipo de atividade, especificamente, é exclusiva do contador. Entretanto, isso é uma ideia totalmente equivocada. Apesar de ele ser fundamental no processo, a advocacia empresarial e a própria administração da empresa também deverão participar.

Utilize as placas de identificação

Aquelas pequenas placas de identificação são elementos essenciais para o controle patrimonial nas empresas, especialmente para aquelas que têm muitos bens listados armazenados.

Crie um manual de normas e procedimentos

Outro ponto crucial que você deve observar é a criação de normas e processos de mensuração e escrituração de ativos. Ao fazer isso, um grande beneficio poderá ser obtido, ou seja, a padronização das ações realizadas por cada um dos colaboradores. Nesse sentido, a cada novo bem adquirido, os funcionários envolvidos saberão, exatamente, como agir e realizar suas devidas atividades.

Além disso, esse tipo de manual também será muito útil na hora de treinar novos colaboradores que atuarão nesse mesmo setor. Dessa forma, é necessário criar um registro de todas as ações realizadas por cada um dos cargos, criando uma espécie de manual de tarefas que devem ser desenvolvidas diariamente.

Revise os eventos ocorridos que impactam ativos

Também é fundamental que você sempre verifique e revise os eventos ocorridos que impactaram na mensuração dos seus ativos, tais como: o valor residual, a vida útil dos bens, os percentuais e metodologias de depreciação aceitos pela lei, entre outros aspectos.

Esse tipo de revisão é fundamental para evitar a ocorrência de erros iniciais que podem prejudicar totalmente a qualidade e o controle do patrimônio. Cometer algum erro que interfere em alguns desses elementos pode fazer com que você trabalhe com resultados diferentes daqueles que, efetivamente, refletem a realidade do seu negócio.

Atualize as ações de controle

Por fim, é fundamental que você atualize as ações de controle anualmente. Afinal, por mais detalhado que o seu controle seja, é inevitável que haja atualizações à medida que os anos passam. Isso porque, a cada novo bem adquirido, toda a estrutura patrimonial do seu negócio é alterada. Sendo assim, em algum momento, será necessário revisar todo o processo para verificar se o controle está sendo feito de forma ideal.

Qual a importância do controle patrimonial?

Entendido o conceito de controle patrimonial e as formas de executá-lo, mostraremos a importância que esse tipo de atividade tem para o seu negócio, bem como o que é possível ganhar com isso.

O primeiro ponto que podemos destacar tem relação com o próprio gerenciamento dos bens da empresa. Ter o controle patrimonial ajudará o gestor a saber a quantidade exata de seus bens, assim como o valor que cada um tem, após aplicados os critérios contábeis de depreciação. Além disso, empresas com um número muito elevado de elementos que compõem seu patrimônio terão mais facilidade para encontrar determinados bens armazenados.

Outro ponto que já mencionamos, mas que também merece destaque quando tratamos dos benefícios desse processo, é o perfeito atendimento às questões legais. Afinal, o patrimônio deve estar devidamente registrado em seu Balanço Patrimonial, uma peça contábil exigida da maioria das empresas brasileiras.

Nela, constará a depreciação dos bens do seu negócio. Esse tipo de informação pode, inclusive, impactar diretamente o lucro da empresa, especialmente naquelas que optaram pelo Lucro Real como modalidade de tributação, reduzindo a base de cálculo que receberá as alíquotas do IRPJ e da CSLL.

Portanto, podemos concluir que o controle patrimonial é algo que proporciona uma série de ganhos administrativos, porém, também trata-se de um processo que tem obrigatoriedades legais e, como tal, precisa ser desenvolvido dentro da empresa para evitar possíveis problemas com os órgãos de fiscalização, podendo gerar multas e sanções, prejudicando a saúde financeira do negócio.

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