Guia completo para realizar a gestão de contratos de forma eficiente

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Você sabe como fazer uma boa gestão de contratos? Esses elementos, em muitos casos, são esquecidos dentro das empresas, e muitos empresários só se lembram deles quando precisam avaliar algum ponto que foi acordado entre as partes ou na hora de comprovar alguma cláusula em juízo.

Poucos até fazem uma espécie de gestão, entretanto, ela é muito falha e não costuma proporcionar todos os resultados esperados. Quando ocorre uma situação, como uma rescisão de contrato de trabalho, o documento acaba não sendo encontrado, o que coloca o negócio em risco.

Neste artigo, portanto, mostraremos os passos que você precisa dar para garantir uma boa gestão de contratos em sua empresa. Continue a leitura!

O que é e como funciona a gestão de contratos?

Resumidamente, a gestão de contratos é um processo que carrega uma série de técnicas, procedimentos e medidas que têm por objetivo administrar corretamente todas as variáveis que são envolvidas em uma negociação, desde a assinatura até o armazenamento do documento, finalizando com a sua completa rescisão e o arquivamento.

A gestão contratual inicia-se desde a fase de negociação previamente feita com os proprietários do negócio e o empregado, prestador de serviços ou fornecedor. Ela se estende após a assinatura do documento e a entrega do produto ou serviço que foi contratado.

A gestão de contratos é a responsável por acompanhar o andamento do objeto contratado, bem como por resguardar ambas as partes de quaisquer problemas ou desvios que venham a ocorrer durante o período contratual.

Por que ela deve ser feita com o máximo de eficiência?

Algumas pessoas podem se perguntar o porquê de a gestão de contratos precisar ser feita com o máximo de eficiência. Afinal, é muito fácil encontrar modelos na internet que já têm todas as cláusulas necessárias para garantir a segurança de ambas as partes. Além disso, posteriormente, é simples guardar esse tipo de documento e apenas acompanhar a execução do serviço.

Entretanto, essa é uma ideia completamente equivocada sobre a gestão contratual. Existem muitos mais pontos que precisam ser avaliados para simplesmente copiar um modelo da internet e, depois da assinatura, manter os contratos guardados em pastas e caixas de arquivo.

É importante que você tenha em mente que cada tipo de negociação contratual demandará um termo diferente e exclusivo que precisa ser redigido especialmente para aquela transação ou prestação de serviços que é efetuada. Cada empresa tem necessidades específicas que precisam ser discriminadas no contrato para, posteriormente, serem exigidas de funcionários, fornecedores ou prestadores de serviço.

Além disso, o armazenamento desses papéis deve ser feito, de preferência, utilizando servidores na nuvem, o que facilita muito o acesso dos documentos a todas as pessoas interessadas e que necessitam dos dados que ele carrega.

Quando você não cuida da gestão de contratos da sua empresa, está colocando-a em grande risco de sofrer problemas judiciais devido a cláusulas abusivas que foram equivocadamente inseridas ou pelo simples fato de não conseguir comprovar alguma determinação que foi previamente descrita no contrato.

Por esses motivos, a gestão contratual precisa ser feita de forma otimizada e contar com as técnicas necessárias tanto para a elaboração quanto para o acompanhamento e o armazenamento do contrato durante a sua vigência.

Quais são as etapas do processo?

Agora que você já sabe a importância de ter uma boa gestão de contratos, mostraremos quais são as etapas necessárias desse processo. Continue lendo!

Preparação do termo

O primeiro passo desse tipo de gestão é, de fato, a elaboração do contrato, com a própria preparação do termo que será assinado. Nesse documento, devem constar todos os dados de ambas as partes, seus direitos e obrigações, as formas de rescisão, as modalidades de pagamento aceitas e o foro responsável para dirimir possíveis litígios que venham a ocorrer envolvendo a relação.

Essa, sem dúvidas, é uma das mais importantes etapas da gestão de contratos, pois, a partir dela, serão traçados todos os demais pontos da relação de emprego ou prestação de serviços e fornecimento entre as partes.

Um simples erro nessa fase pode colocar em risco todo o relacionamento entre você e o seu contratado. Por isso, é muito importante ter bastante atenção ao elaborar o termo de contrato e, principalmente, contar com uma ajuda especializada para evitar erros simples que acabam passando despercebidos.

Aprovação pelas partes

Depois que a negociação e o termo estiverem concluídos, e ambas as partes concordarem com o que foi descrito, é chegada a fase de aprovação e assinatura dos dois lados da operação. Essa é a etapa final para o efetivo início da prestação de serviço ou para o fornecimento do contratado para o contratante.

Portanto, essa é a última oportunidade que ambas as partes têm para verificar se algum dos termos contratuais está fora do que foi previamente negociado e estabelecido. Após a aprovação, é necessário proceder à assinatura e, de preferência, ao registro no cartório competente.

Essa última parte, no entanto, não é obrigatória para todo tipo de contrato. Acordos mais simples que visam apenas à prestação de um serviço rápido e que serão rescindidos logo após a finalização, por exemplo, não necessitam de registro. Por outro lado, outros mais complexos, como o contrato social e o estatuto social, demandam uma série de processos e obrigações a serem executados pelos órgãos competentes.

Execução contratual

Depois de assinado, o objeto descrito no contrato passará a ser fornecido pela contratada, seja uma pessoa física que desempenha uma atividade profissional com sua carteira devidamente assinada, seja uma empresa que fornecerá algum produto ou serviço. Durante as etapas, são realizados os acompanhamentos econômico-financeiros e a própria execução do objeto contratado.

É justamente nessa etapa que ocorrem os maiores problemas que acabam gerando a quebra de contrato e outros que chegam a levar à rescisão do documento junto aos contratantes. Portanto, é fundamental que o acompanhamento seja executado de forma eficiente e transparente, sempre evitando procedimentos incorretos ou escondidos de alguma das partes.

Elaboração de aditivos e revisões

Aditivos e revisões são procedimentos comuns nos contratos. Raros são os termos que ficam estagnados e não precisam ser modificados no curso do seu prazo. Isso é muito comum quando surge a necessidade de adicionar algum serviço extra ou de aumentar o tempo de execução das atividades.

Por exemplo, em alguns tipos de contrato de trabalho, é necessário fazer alterações no cargo do empregado, no salário e, até mesmo, no tempo de contratação em caso de trabalhos temporários. Nesses casos, haverá a elaboração de aditivos ou revisões contratuais.

Encerramento contratual

Por fim, temos o encerramento do contrato firmado. Essa etapa também faz parte da gestão contratual e precisa ser observada com a devida atenção. O distrato de contrato pode ocorrer por inúmeros motivos, mas, principalmente, pela finalização da prestação de serviços ou do fornecimento de materiais.

Assim, o gestor precisa adotar as medidas necessárias para finalizar o termo junto ao seu contratado de acordo com as normas da legislação. Por exemplo, tratando-se da rescisão de contrato de trabalho, é necessário seguir os parâmetros determinados pela lei trabalhista, que garante uma série de direitos ao empregador.

Quando se tratar de prestação de serviços de terceiros, é direito do contratante avaliar se todo o serviço que foi previamente estabelecido realmente foi prestado com o grau de qualidade exigido. Finalizado o processo, o termo pode ser arquivado em meio físico ou digital de acordo com a preferência e a conveniência para a empresa.

Quais são as obrigações do gestor de contratos?

A empresa precisa dispor de um bom gestor de contratos para garantir que esses elementos efetivamente cumprirão com o seu papel de proteger o empreendimento durante uma prestação de serviço, seja ela realizada por um empregado com carteira assinada, seja ela realizada por um terceiro especializado.

Sendo assim, essa pessoa ou empresa precisam organizar bem a forma como o documento será gerenciado e arquivado, tanto durante a sua vigência quanto após a rescisão.

O gestor de contratos também precisa conhecer as cláusulas que devem ser inseridas no termo e orientar o gestor e a outra parte quanto às suas obrigações e aos seus direitos. Atualmente, a gestão de contratos pode ser terceirizada para uma empresa especializada que já conta com profissionais experientes e que tem costume de lidar com esse tipo de assunto.

Quais são as boas práticas da gestão de contratos?

Agora que já estamos bem aprofundados no assunto, mostraremos quais são as melhores práticas que você deve adotar na gestão de contratos da sua empresa e que a protegerão de possíveis problemas que podem ser gerados em uma relação contratual. Continue lendo!

Mantenha a organização

Uma boa gestão de contratos só será eficiente se você conseguir manter uma boa organização em seu empreendimento. Isso significa que esses documentos precisam estar devidamente armazenados e em locais de fácil acesso e, principalmente, que os termos precisam ser perfeitamente entendidos pelo gestor para evitar possíveis reclamações sobre pontos que foram estabelecidos.

Elabore um termo prévio

É importante que você crie o hábito de elaborar termos prévios para serem apresentados à parte que será contratada. Assim, você pode combinar, junto a ela, as cláusulas que serão perpetradas no contrato definitivo, evitando reclamações futuras.

Controle prazos

Um grande problema que ocorre com muita frequência nas empresas é o vencimento de contratos, mesmo antes da finalização do serviço que foi acordado entre as partes. Um bom gestor de contratos deve controlar os prazos frequentemente e fazer as devidas modificações para que o contrato assinado esteja sempre abrangido dentro do tempo de execução dos serviços ou do fornecimento que foi contratado entre as partes.

Conte com a tecnologia para monitorar seus contratos

Por fim, é importante mencionar que você deve contar com a tecnologia para monitorar o andamento de seus contratos de forma eficiente. Atualmente, existem ferramentas que fazem toda a gestão de prazos e o controle financeiro de cada contrato firmado.

Isso é especialmente fundamental àquelas empresas que têm muitos contratos e acabam não conseguindo gerenciar cada um deles de perto, deixando o empreendimento passível de sofrer sanções pelo descumprimento de alguma das cláusulas.

Quais são os principais cuidados com a gestão de contratos?

Agora que você já sabe como funciona a gestão de contratos e as principais responsabilidades dessa estratégia, vamos mostrar quais são os cuidados que precisam ser adotados para evitar problemas no futuro e para manter os seus termos devidamente organizados. Continue lendo!

Antecipe modificações

Quando o gestor verifica a necessidade de alterar algum ponto ou cláusula do contrato, é fundamental que isso seja feito com o máximo de antecedência possível, evitando danos para a empresa contratante ou, até mesmo, para a contratada.

Por exemplo, se você visualiza que o contrato está próximo do seu vencimento e que o trabalho ainda não foi finalizado, é possível fazer o aditivo e modificar o prazo antes mesmo de a data discriminada chegar.

Tenha atenção quanto à atualização monetária

Termos que tenham prazos maiores que 12 meses precisam ser atualizados monetariamente, porém esse critério deve ser fixado no momento da elaboração do termo contratual para evitar que ambas as partes sejam pegas de surpresa. Esse tipo de atividade não ocorrerá em alguns casos, quando houver contrato entre sócios ou em outros tipos que não envolvam questões monetárias.

Cuide do armazenamento dos termos

Não é difícil encontrar empresas que simplesmente perdem os contratos que são assinados entre prestadores de serviços, funcionários e terceiros que realizam alguma atividade para o seu estabelecimento. Isso ocorre devido à falta de um procedimento de armazenamento desses documentos.

Em outros casos, isso também pode ser decorrente da falta de espaço para a guarda dos papéis. Graças à tecnologia, existem ferramentas que permitem que os contratos de uma empresa sejam armazenados em servidores na nuvem, evitando a necessidade de espaços físicos para fazer esse tipo de procedimento.

Além de serem mais seguros, os servidores na nuvem também possibilitam que todos os interessados nas informações que foram descritas no termo tenham acesso a elas de forma facilitada, sem que seja necessário compartilhar o documento com terceiros que não têm nenhum interesse ou relação com o contrato.

Seguindo cada um desses pontos, você terá tudo em mãos para fazer uma excelente e eficiente gestão de contratos em sua empresa, garantindo a segurança de ambas as partes em todos os tipos de contratação que foram firmados, seja para o trabalho de empregados, seja para o relacionamento com empresas terceirizadas ou fornecedores.

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