Veja o que são livros fiscais e para que servem

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A escrituração e emissão de livros fiscais é uma exigência na imensa maioria das empresas legalmente constituídas no Brasil. São documentos que contém informações importantes, tanto para o empresário quanto para o fisco.

Por meio deles são extraídos uma série de dados que contam a história fiscal de um negócio em um período. Ou seja, nele são demonstradas as entradas e saídas de notas fiscais, apuração de tributos e, até mesmo, movimentações de estoque.

Pensando na importância do assunto e nas dúvidas que frequentemente surgem com relação a ele, resolvemos escrever este artigo. Nele, mostraremos o que você precisa saber sobre os livros fiscais de sua empresa. Acompanhe!

O que são livros fiscais?

Livros fiscais são tipos de documentos que carregam uma série de informações tributárias de uma empresa. Em geral, eles são exigidos pelo fisco Federal, Estadual e Municipal. Cada um desses entes tem exigências diferentes, de acordo com a responsabilidade tributária que eles têm.

A maioria desses livros fiscais são de escrituração e registro obrigatório por parte das empresas. A quantidade e a espécie deles podem estar vinculados ao regime de tributação adotado pela empresa. Ou seja, de acordo com essa definição, uma empresa pode ter obrigação de apresentar seus livros fiscais de forma diferenciada.

Por exemplo, aquelas que optaram pelo Lucro Real ou Presumido devem enviar esse documento por meio de um sistema diferenciado, o famoso e temido SPED. Diferentemente das que optaram pelo Simples Nacional e que não têm tal obrigatoriedade, devendo imprimir seus livros conforme determina a Lei e registrar no órgão competente.

Quais são seus impactos nas rotinas fiscais?

Os livros fiscais geram determinados impactos na rotina de uma empresa. O primeiro deles e, sem dúvida, o que mais gera certo tipo de reclamação entre os empresários é o fato de ser necessário realizar procedimentos de escrituração e registro desses elementos.

Entretanto, esses mesmos documentos, se elaborados de forma correta, podem gerar excelentes relatórios para análise de diversos pontos de um empreendimento. Vamos citar cada um deles separadamente.

Livro de Registro de Entradas

Esse é destinado à escrituração de todos os documentos fiscais de entrada de mercadorias e outros itens. Ele pode ser utilizado para verificar a quantidade de compras que foram realizadas, os produtos envolvidos e os fornecedores.

Livro de Saídas

Esse é utilizado exclusivamente para escriturar as vendas realizadas em um estabelecimento. Ele é uma peça fundamental para a realização do controle de saídas do seu negócio.

Livro de Registro de Inventário

Utilizado por todas as empresas que têm movimentação de mercadorias, ou seja, compra e venda de produtos para comercialização. Além de ser exigido pela Lei, ele impacta positivamente a empresa gerando informações relevantes sobre o seu estoque.

Livro de Registro de Apuração de ICMS

Esse documento é destinado ao registro dos valores contábeis e fiscais que geraram o ICMS incidente nas operações da empresa.

Registro e Apuração de IPI

Esse livro é destinado apenas para as empresas que exploram a atividade industrial, sendo assim, ele registra as entradas e saídas de produtos e materiais utilizados em suas operações.

Esses são apenas alguns dos livros fiscais que a maioria das empresas poderá ser obrigada a gerar. Entretanto, existem outros menos comuns e que são exigidos em empreendimentos que executam uma atividade específica ou que optaram por determinado regime de tributação.

Um exemplo disso é o Livro de Movimentação de Combustíveis (LMC), destinado apenas para empresas que exploram a atividade de comércio varejista desses materiais. Outro exemplo é o Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR), destinado apenas para os empreendimentos que têm seus lucros apurados pelo regime do Lucro Real.

Como agir em caso de perda ou extravio de livros fiscais?

Como você já sabe, os livros fiscais são documentos obrigatórios para uma empresa. Em casos de fiscalização, caso você não os apresente, é bastante provável que seu negócio seja multado pela falta de qualquer um deles. Como são arquivos que, geralmente após alguns anos, são deixados de lado, é muito comum que eles venham a ser perdidos.

Quando isso ocorre, o que o empresário deve fazer? Inicialmente, é necessário saber que você, enquanto empresário, tem a responsabilidade de zelar pela guarda de seus livros fiscais. Entretanto, quando ocorre a sua perda, deterioração ou destruição é necessário realizar alguns procedimentos.

O primeiro passo, portanto, deve ser publicar o fato ocorrido em um jornal de grande circulação. Isso pode ser feito, por exemplo, no Diário Oficial da União. Além disso, também deve-se avisar ao órgão competente dentro de 48 horas, remetendo a comunicação à Secretaria da Receita Federal do Brasil.

Feito isso, deve-se restituir o documento extraviado, ou seja, emitir um novo livro fiscal. Assim, você deve comunicar o seu departamento de contabilidade para que o documento perdido, deteriorado ou extraviado seja reemitido e, posteriormente, realizar todos os processos de registro do documento.

Vale a pena ressaltar que, em casos de tragédias naturais, pode ser exigida a comprovação de que o fato, efetivamente, ocorreu. Isso é exigido para garantir que alguns empresários mal-intencionados acabem criando situações para que tenham que reemitir seus livros fiscais, mediante fraude de dados, para obter algum tipo de vantagem econômica.

Além disso, os livros fiscais digitais também podem sofrer algum tipo de perda causada por problemas relacionados aos arquivos utilizados para essas finalidades. Nesse caso, a Receita Federal criou um sistema próprio chamado de ReceitaBX, no qual o empresário poderá acessar todos os seus livros fiscais digitais gerados em ambiente SPED.

Entretanto, nesse sistema não é possível emitir a segunda via dos recibos de transmissão. Portanto, é fundamental que você crie backups adicionais desse documento.

Seguindo essas dicas e analisando cada um dos pontos que mencionamos neste artigo, você terá possibilidades de melhorar a gestão dos livros fiscais. Assim, utilizá-los para gerar informações importantes para o seu negócio, bem como, evitar falhas ou perdas que acarretem multas e sanções por parte dos órgãos de tributação.

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