ata de reunião

Confira aqui o que é uma ata de reunião e como elaborar esse documento da maneira correta antes de publicá-lo no Diário Oficial da União.

A ata é um documento muito importante para o registro de decisões tomadas durante reuniões, de forma a facilitar o arquivamento de informações pertinentes sobre a empresa ou condomínio.

Trata-se de um relato resumido do que aconteceu na reunião ou assembleia, e geralmente é redigido por uma secretária executiva.

O que é uma Ata de Reunião

Basicamente, é um documento em que constam informações de assuntos tratados em reunião oficial ou privada. Pode ser usado em um congresso, e também como forma de certificado no qual se verifica a eleição de alguém para um cargo.

A ata pode ser usada para certificar de forma oficial o que ocorrera, designando-se ata de certidão.

Como redigir uma ata de reunião

Em uma ata de reunião é preciso conter algumas informações que são consideradas básicas:

  • Local, data e horário de início e fim da reunião (é relevante para que todos saibam onde e quando foram tomadas as decisões);
  • Pessoas presentes e seus cargos (é pertinente para que todos saibam quem tomou as decisões);
  • Qual a principal pauta da reunião (para que se saiba qual o objetivo principal pelo qual as pessoas se reuniram);
  • Principais tópicos levantados durante as discussões. É nesse momento em que se registra todas as decisões tomadas, de forma a registrar também porque algumas ideias foram abandonadas (isso evita que a mesma discussão seja retomada outras vezes no futuro);
  • Registro das decisões;
  • Compromissos estipulados (prazos para execução de tarefas a fim de cumprir com o que foi decidido na reunião, assim como estabelecimento de dia, horário, local e participantes da próxima reunião);

Para não se perder durante a escrita, o mais aconselhável é utilizar tópicos. A ata deve ser um documento sucinto, simples, de fácil leitura e clara identificação das decisões tomadas.

Ou seja, uma ata que não apresentar todos os requisitos mencionados acima, ficará incompleta, suscitando dúvidas entre os leitores sobre aspectos da reunião.

Dicas para facilitar a escrita de uma ata de reunião

  • É importante sentar-se em um local confortável e, de preferência, no centro da sala, para que seja possível visualizar todos os participantes e ouvi-los com clareza;
  • Leve sempre uma quantia considerável de papel e caneta, assim você não precisará economizar nas anotações ou correr o risco de ficar sem caneta que esteja funcionando.

Há quem prefira redigir a ata diretamente no computador. Nesse caso, é importante lembrar-se de que:

  • Será necessário digitar rapidamente;
  • O teclado não deve fazer barulho (já que ruídos podem atrapalhar a reunião);
  • O computador traz a vantagem de salvar as alterações de tempos em tempos para evitar a perda do conteúdo, porém é bom se assegurar de carregar papel e caneta, para o caso de uma queda de energia ou de bateria;
  • Sempre que possível, grave o áudio da reunião. Desta forma, se perder alguma frase, anote o tempo de gravação para saber em qual parte constam as informações, e quando estiver revisando ou passando a limpo, poderá consultar o momento certo e complementar a ata.

Publique a ata de reunião no DOU com o Diário Oficial-e

O Diário Oficial-e é especializado em intermediar serviços entre seus clientes e o Diário Oficial da União, dos Estados e dos Municípios.

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